郵務室委外

嚴密的郵務室專案管理服務

傳統的郵務室作業方式，造成大量人工成本與遞送時間的浪費，已不符合今日企業高效率的需求；東捷提供業界頂級的郵務室收發作業系統，講求績效管理及高度自動化的作業方式來提供服務。

服務計畫以品質提升及流程改善為原則，內容包含：標準作業流程(SOP)、客服管理流程、人員訓練計畫、緊急應變計畫、專用系統軟體、特約交寄系統、資料備份處理、代工封裝設備提供、績效管理指標(KPI)。

1. 信件遞送管理

• 路線遞送流程安排及人員派遣。
• 提供郵局法規的諮詢與協助辦理各項郵局業務。
• 提供高品質查件服務流程及網路查詢。
• 提供重要文件使用保密袋機制。
• 制訂標準作業流程(SOP)。

2.人員教育訓練

• 郵局各項法規教育訓練。
• 客服觀念的教育訓練。
• 在職人員進階訓練。
• 不明(可疑)信件辨識教育訓練

3. 緊急應變計畫

• 災害異地備援計畫
• 車輛故障備援計畫
• 緊急通報系統計畫
• 停工怠工備援計畫

4.收發管理系統

• 提供掛號級以上的信件控管與查詢與簽收派遣。
• 供手機簡訊告知收件人信件送達時間。
• 提供電子郵件告知收件人信件送達時間路查詢。
• 支援各項查詢功能及產生各類統計報表。

5.特約交寄系統

• 提供郵資種類及重量與部門拆帳區別之功能。。
• 提供統計出每日郵局特約交寄郵資單格式與資料。
• 提供各項郵資及信件量與金額的統計報表

6.單據保存處理

• 提供異地儲存文件與資料
• 依照時間與排程進行銷毀並紀錄。